Какой ручкой заполнять больничный лист работодателю

Содержание

Какие ошибки в больничном мешают возместить расходы на страхование

Какой ручкой заполнять больничный лист работодателю

Срок исправления ошибок законодательно не определен. В разделе работодателя можно исправлять любое число ошибок. Одни недочеты бухгалтер исправляет, зачеркивая неверные сведения, другие – без зачеркивания.

Ошибки, допущенные в реквизитах организации

В реквизитах организации возможны самые разные ошибки. Например, бухгалтер может записать с ошибками название организации, вместо регистрационного номера указать ИНН работника и т. п. Все эти ошибки безопаснее исправить.

Например, если вместо регистрационного номера страхователя в больничный был вписан ИНН работника, нужно аккуратно зачеркнуть ИНН работника, а на оборотной стороне написать: «Регистрационный номер организации № ____. Исправленному верить», поставить подпись и печать.

Ошибки в подписях

Нередко в нарушение установленных правил в больничном расписывается не руководитель организации, а непосредственный руководитель заболевшего работника.

Порядок исправления такой ошибки зависит от того, есть ли у сотрудника, подписавшего больничный, доверенность от руководителя. Если есть, то в строке «Фамилия и инициалы руководителя» к подписи надо добавить фамилию и инициалы этого сотрудника (п. 12 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15–12956).

При таком заполнении исправлять больничный не требуется. Если же директор не передавал сотруднику право подписи бюллетеня, то ошибочную подпись надо зачеркнуть. А на оборотной стороне листка должен расписаться директор.

Рядом следует написать: «Исправленному верить», еще раз поставить визу директора и заверить ее печатью учреждения.

Ошибки в заработке

Если бухгалтер учреждения неправильно указал заработок, ошибочную сумму нужно зачеркнуть, на оборотной стороне поставить верную и заверить исправления подписью руководителя и печатью учреждения. Пример исправления приведен ниже.

Однако в сумме пособия возможны и другие ошибки. Например, в больничном заработок верный, но записи бухгалтер сделал не с первой ячейки. Напомню, что данные в бюллетень (стаж, заработок и др.) надо вносить с первой ячейки строки (п. 56 Порядка № 624н, п. 13 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15–12956). Если правильные данные стоят со второй, третьей и так далее ячейки, зачеркивать их не надо. Но на оборотной стороне листка нетрудоспособности следует написать: «Считать запись в строке… внесенной с первой ячейки», после чего поставить подпись и печать учреждения.

Также записи не исправляют, если пособие рассчитано исходя из известного заработка, а позже сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. На момент назначения пособия расчет был верным. Значит, исправлять или перечеркивать его не нужно. Новый расчет приведите на отдельном листе и прикрепите его к больничному.

Пример исправления неверного заработка в больничном

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Ошибки исправлены с помощью корректирующего средства

Неправильные сведения в больничном надо аккуратно зачеркнуть, а верные указать на оборотной стороне листка (п. 65 Порядка № 624н). Использовать для исправления ошибок корректирующие средства нельзя. Если учреждение будет их применять, фонд при проверке откажет в возмещении пособий.

И право на возмещение расходов тогда наверняка придется доказывать в суде. В то же время если сотруднику действительно положено пособие, то судьи считают неверное исправление больничного некритичным нарушением (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 3 июля 2015 г.

№ Ф04-20576/2015).

Но чтобы не доводить дело до суда, если бухгалтер все же замазал неверные сведения так называемым штрихом, а поверх него вписал синими чернилами правильную сумму, ошибку лучше устранить. Для этого надо зачеркнуть запись, исправленную таким способом, а на обороте листка вписать правильную сумму пособия, заверить ее подписью руководителя и печатью учреждения.

В больничном несколько ошибок

Бухгалтер организации может исправить в больничном сколько угодно ошибок, допущенных при заполнении листка. Фонд не вправе отказать из-за этого в возмещении пособия, так как в части больничного, которую заполняет работодатель, допускается неограниченное число исправлений. Порядок исправления нескольких ошибок такой же, как в общем случае.

Читайте также  Может ли работник уволиться находясь на больничном

Ошибочные записи на лицевой стороне следует зачеркнуть, а на оборотной сделать правильные. Для этого надо указать название каждой строки, в которой была допущена ошибка, и правильные данные. Все исправления можно заверить один раз. То есть один раз написать: «Исправленному верить», и один раз поставить подписи директора и главбуха, а также печать учреждения.

Но не запрещено заверять каждую исправительную запись и по отдельности.

В больничном отражены дополнительные сведения

Некоторые работодатели по ошибке заполняют строку «Дата начала работы». Напомню: в ней указывают дату, с которой сотрудник должен был приступить к работе, только в случае, когда трудовой договор аннулирован. Если же он не аннулирован, строку оставляют пустой.

Лишние сведения, внесенные по ошибке, удаляют с помощью особой отметки на оборотной стороне. В данном случае вместо пометки «Исправленному верить» можно написать, что строку с лишней записью следует считать незаполненной. Печать и подпись учреждения ставят как обычно (письмо № 15-03-14/05–12954). Пример исправления такой ошибки приведен ниже.

Куда удалить лишние сведения из больничного

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Больничный заполнен шариковой ручкой

ФСС России неоднократно указывал, что различные технические недочеты в заполнении листка нетрудоспособности не являются основанием для его переоформления и не приводят к отказу в назначении и выплате пособия.

Например, заполнение полей листка нетрудоспособности прописными буквами, а не печатными, попадание отдельных букв на границы ячеек бланка, попадание оттисков печатей работодателя на другие информационные поля и т. п.

Суды относят к допустимым техническим недочетам также подписание больничного листа руководителем или главным бухгалтером шариковой ручкой, а не гелевой либо чернилами синего цвета, а не черного (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2014 г. № А27-8345/2013).

Подобные нарушения невозможно устранить путем зачеркивания ошибочной записи и внесения на оборотную сторону листка нетрудоспособности правильной. Ведь подпись будет той же самой.

Но если организация не готова спорить, то такую ошибку лучше исправить. Обводить записи гелевой ручкой в данном случае не надо. Вместо этого на оборотной стороне можно записать: «Считать записи на лицевой стороне сделанными гелевой черной ручкой», заверив исправления подписью и печатью.

Какие реквизиты надо проверить в листке нетрудоспособности

Сентябрь 2015 г.

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/oschibki-bolnichnyy-list-rashody-strahovanie

Заполнение больничного листа работодателем и медицинским учреждением

Больничным листом называется специальный бланк, который позволяет получить компенсацию за период временной потери трудоспособности. Его можно получить в случае болезни или при травме. Однако следует заметить, что некорректное заполнение такого документа может привести к тому, что больному будет отказано в денежной компенсации.

С относительно недавнего времени используются новые образцы больничных листов. Они отличаются более высоким уровнем защиты, наличие которой исключает вероятность подделки документов.

Лицо, выступающее в качестве работодателя, может ознакомиться с инструкцией заполнения бланка, которая представлена на обратной стороне документа. Дополнительно к такому бланку руководитель организации должен приложить расчет пособия.

Больничные листы образца 2016 года имеют несколько различных уровней защиты, среди которых есть:

  • квадратный код;
  • выпуклый штрих-код;
  • символы ФСС;
  • водяные знаки.

Перед отправлением документа работодатель должен удостовериться в корректности заполненных данных, так как неправильно оформленный документ считается недействительным.

Правила и пример

Современный больничный бланк состоит из трех различных разделов. Первый и третий из них заполняет представитель медицинского учреждения, а второй — работодатель.

Руководитель организации или его уполномоченное лицо должны заполнить такие поля:
Пример заполнения больничного листа (картинка кликабельна).

  • место и форма работы;
  • название организации;
  • регистрационный номер;
  • ИНН работника;
  • СНИЛС работника;
  • страховой стаж;
  • средний заработок;
  • сумма пособия;
  • ФИО руководителя и главбуха компании.

В первом пункте должно быть отмечено название предприятия, которое должно полностью соответствовать названию в уставных документах. Для указания данного пункта отведено 29 ячеек, но если название превышает установленный лимит, то допускается сокращение.

Регистрационный номер работодатель получает от территориального органа. Именно в этой организации можно узнать соответствующие цифры. ИНН может не заполняться в банке только в тех случаях, если у работника нет соответствующего документа или если больничный лист заполняется по беременности и родам.

В графе страховой стаж должно быть отмечено длительность работы сотрудника компании. При этом учитываются только тот период, за который работодателем были проведены соответствующие отчисления в ФСС.

Кроме этого, руководитель организации должен отдельно указать размер выплат, которые он самостоятельно выплачивает за первые три дня, а также сумму, которую начисляет ФСС.

Читайте также  Выдают ли больничный на 1 день

С более подробной информацией о заполнении больничного листа работодателем вы можете ознакомиться в следующем видео:

Больничный лист заполняется на русском языке при использовании печатных заглавных букв. При условии допущения ошибки разрешается зачеркнуть неправильный вариант написания, а на другой стороне записать правильный.

Категорически запрещено использовать ластик и корректор для устранения допущенных ошибок. Больничный лист подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия. При условии, если эти две должности совмещены одним лицом, то бланк должен быть подписан дважды.

Как заполняется больничный лист медицинским учреждением?

Работодатель лично заинтересован в том, чтобы все данные, которые указываются в больничном листе сотрудником медицинского учреждения, были написано без ошибок. В случае несоответствия предоставленной информации начисление выплат будет проводиться из его кармана.

Основные моменты, которые должны быть указаны:

  1. Название медицинской организации;
  2. Основные данные о больном (ФИО, пол, дата рождения);
  3. Сведения и месте работы больного;
  4. Период освобождения от работы;
  5. Статус документа (дубликат, первичный или продолжение листа);
  6. Подпись врача.

При условии, если во время потери трудоспособности больной нарушал режим, то этот момент обязательно должен быть отмечен в документе.

Инициалы врача указываются без пробелов, хотя его наличие также не является ошибкой. При условии, если должность врача не помещается в отведенные ячейки, то возможен вариант применения сокращения.

Порядок заполнения

Образец заполнения больничного листа.

Врач должен заполнять первую и третью часть больничного листа. Начиная с верхней строки, он указывает все данные о больном и особенности его лечения. Не допускается выходить за пределы указанных ячеек.

Относительным новшеством является то, что новые вариации документа врач может заполнять без указания диагноза. Вместо этого используется двузначный код, в соответствии с которым отмечается заболевание работника. К примеру, 02 обозначает то, что у больного травма, а 03 может свидетельствовать о его нахождении на карантине. Данная особенность не только упрощает чтение диагноза, но и позволяет скрыть медицинскую карту.

При наступлении страхового случая работник предприятия получает больничный лист в первый же день своего больничного. Однако следует заметить, что данная практика не является слишком удачным решением, так как пациент должен обращаться с документом максимально бережно. Хранить больничный лист в амбулаторной карте больного никто не обязан.

По факту выписки пациент должен максимально тщательно изучить бланк на наличие опечаток и других ошибок. В противном случае отдела бухгалтерии не сможет принять документ и работнику придется повторно обращаться в медицинское учреждение.

Частые ошибки

Есть ошибки, которые являются несущественными. Они не являются поводом для отказа в предоставлении больничных выплат. Другие ошибки могут повлечь за собой более значительные последствия.

К наиболее частым ошибкам при заполнении больничного листа относится:

  • незаполненные все необходимые поля;
  • отсутствие номера продолжения больничного листа;
  • не указан код заболевания;
  • отсутствие печати или подписи врача;
  • незаполненная строка с место работы;
  • ошибки в дате выдачи листа.

При этом следует заметить, что наличие ошибок в названии компании-работодателя не является поводом для отказа в предоставлении выплат.

Это обусловлено тем, что при необходимости ФСС может идентифицировать организацию по специальному регистрационному номеру.

В ситуации, при которой работодатель допускает ошибку в заполнении больничного листа, необходимо аккуратно зачеркнуть неверные данные и на оборотной стороне документа указать правильную информацию. Чтобы такие исправления стали приоритетными, необходимо ниже отметить «Исправленному верить».

Какой ручкой заполнять?

Документ должен заполняться исключительно черными чернилами. Учитывая тот факт, что последующее считывание документа будет проводиться автоматизированным способом, запрещено использование шариковых ручек. Вместо них допускается применять перьевые, гелевые, капиллярные ручки, а также специальные печатающие устройства.

Инструкция по заполнению больничного по беременности и родам

Механизм заполнения больничного листа по беременности и родам имеет свои особенности. При указании данных следует использовать ручку с чернилами черного цвета. Запрещено использовать для этих целей стандартную шариковую ручку. Обязательно следует устанавливать пробелы между словами.

Основная масса информации, которую указывается в больничном листе по беременности, не отличается от данных в обычном больничном листе. Единственным отличием является строка «Период декретного отпуска и сумма пособия». Здесь работодатель должен указать общую сумму заработка сотрудницы. При проведении соответствующих расчетов следует также учитывать размер пособия за расчетный период.

Чтобы получить величину среднего дневного заработка, следует разделить общую сумму заработной платы за два последних года на количество рабочих дней. Листок с проведением соответствующих расчетов необходимо дополнительно приложить к основному документу.

Такое пособие в полном объеме будет возмещено ФСС России, поэтому в соответствующей строке работодатель должен указать «За счет средств Фонда социального страхования РФ».

Читайте также  Когда должны перечислить декретные после сдачи больничного

Источник: https://socstrah24.ru/zapolnenie-bolnichnogo-lista/

Какие нюансы нужно учесть при заполнении нового больничного листа

Новый бланк бюллетеня надежно защищен от подделок, и правила его заполнения весьма строги. Однако, для работодателя все же сделано послабление — ему дано право на ошибки.

Разработчики Правил прописали алгоритм исправления ошибок. Так, неверную запись нужно аккуратно зачеркнуть. Правильную запись следует сделать на оборотной стороне больничного листа и подтвердить ее словами «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Если в роли работодателя выступает физическое лицо, не имеющее печати, то достаточно его подписи.

Чего делать категорически нельзя, так это исправлять ошибки с помощью корректирующего средства или его аналогов (штрих, ластик и пр.).

Из текста Правил следует, что количество ошибок работодателя не ограничено. Другими словами, он может сделать две, три и более неправильных записей. Главное, чтобы все они были исправлены надлежащим образом.

К слову, ко врачам предъявляются гораздо более жесткие требования. Если медики допустят хотя бы одну оплошность при заполнении предназначенного для них раздела, то листок нетрудоспособности считается испорченным. Взамен его доктор должен оформить и выдать больному новый бюллетень.

Запрещено использовать шариковую ручку

Одно из самых обсуждаемых правил заполнения нового бюллетеня гласит: и врачи и работодатели могут пользоваться только гелевыми, капиллярными или перьевыми ручками. Причем, чернила непременно должны быть черного цвета. Предусмотрен и другой способ заполнения — при помощи печатающих устройств.

Запрет на шариковую ручку объясняется просто. Дело в том, что новые больничные листы будут обрабатываться машинным способом. Технические особенности такой обработки не позволяют считать информацию, которая нанесена посредством шарикового стержня.

Добавим, что записи в листке нетрудоспособности полагается делать на русском языке в специально отведенных ячейках, начиная с первой. Буквы должны быть печатными и заглавными.

Нельзя заходить за границы ячеек

Еще один запрет связан с границами ячеек, отведенных для записей работодателя. Нарушать эти границы нельзя. Более того, буквы и цифры не должны даже соприкасаться с границами ячеек.

Единственное, что может выступать за отведенные пределы — это печать работодателя. Главное, чтобы оттиск не попадал на ячейки информационного поля, то есть на заполненные графы больничного листа.

К сожалению, в новых Правилах не уточняется, как поступать с бюллетенем, если в нем нарушены границы ячеек, либо печать стоит в неподобающем месте. Исправить такие изъяны при помощи «правильной записи» не удастся. Вернуть бюллетень врачу, чтобы тот выписал дубликат, тоже не получится — подобная возможность Правилами не предусмотрена.

Остается лишь предъявить неаккуратно заполненный больничный работникам соцстраха и надеяться, что те его примут. На наш взгляд, шансы есть в случае, когда, несмотря на небрежность, все записи в больничном листе легко читаются.

Что делать, если название организации не помещается в отведенные ячейки

Наибольшее количество проблем при оформлении нового бланка больничного листа возникает при заполнении поля «место работы — наименование организации». На это поле отводится всего 30 ячеек, тогда как названия многих компаний намного длиннее.

Предприятиям, оказавшимся в подобной ситуации, следует указывать сокращенное наименование согласно учредительным документам. Если и оно занимает более 30 ячеек, нужно разработать и утвердить приказом еще более укороченное обозначение компании  (например, без кавычек). Данное обозначение будет применяться исключительно при заполнении листков нетрудоспособности.

Подобные «вольности» не приведут к путанице, потому что ФСС будет идентифицировать организацию не по названию, а по регистрационному номеру.

Нужно ли вычитать НДФЛ из суммы пособия при заполнении поля «ИТОГО начислено»

Остается спорным вопрос, какую итоговую сумму пособия надо указывать в больничном листе: с налогом на доходы физлиц или без него? В новом Порядке об этом ничего не говорится.

Чиновники из Фонда соцстрахования разъясняли: раз работник получает на руки сумму без НДФЛ, то пособие в больничном необходимо уменьшать на величину налога. Данная точка зрения изложена в письме ФСС от 29.12.10 № 02−03−10/05−14665. Правда, оно относится к старому больничному листу, где аналогичное поле называлось «ИТОГО (сумма к выдаче)». Но суть проблемы с появлением нового бланка не изменилась.

На наш взгляд, выводы чиновников не совсем корректны. Действительно, листок нетрудоспособности — как «старый», так и действующий — не является налоговым или бухгалтерским документом. Следовательно, в нем не должно быть информации о начислении и удержании налога.

Известно, что на практике некоторые работодатели, последовавшие рекомендациям ФСС, попали в неприятную ситуацию. Сотрудники территориального подразделения фонда возместили сумму пособия за вычетом НДФЛ, ведь именно она была проставлена в больничном листе. В результате бухгалтеры оказались перед выбором: или повторно вычитать налог из пособия, или платить НДФЛ за счет средств предприятия. Очевидно, что оба способа незаконны.

Мы считаем, что в новом бланке бюллетеня в поле «ИТОГО начислено» правильнее указывать сумму до вычета налога на доходы физических лиц. Это отразит фактическое положение дел и позволит избежать недоразумений.

Дата выдачи бюллетеня может не совпадать с датой, когда больной освобожден от работы

Иногда бухгалтеры затрудняются решить, принимать ли больничный лист, если он выдан позже даты, начиная с которой сотрудник освобожден от работы. Поводом для сомнений служит пункт 14 новых Правил, который гласит: «Не допускается выдача листка нетрудоспособности за прошедшие дни, когда гражданин не был освидетельствован медицинским работником». Точно такая же формулировка была и в правилах заполнения бюллетеня старого образца.

На самом деле несовпадение дат не обязательно говорит о нарушении. В Правилах оговорен случай, когда листок нетрудоспособности выдается позже начала болезни. Это происходит при выписке из стационара. Тогда больничный лист охватывает весь период лечения в больнице, начиная с момента поступления.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2011/7/4922

Понравилась статья? Поделить с друзьями: